Dem Berliner Boutique Hotel i31 geht es wie den meisten in der Branche: Es ist permanent auf der Suche nach geeigneten Mitarbeitern. „Als kleines Boutique-Hotel ohne die Reichweite eines Markenhotels müssen wir darum kämpfen, von potentiellen neuen Mitarbeitern wahrgenommen zu werden“, sagt Christin Neumann, 34, Personalleiterin im i31oder wie es Neudeutsch heißt „Chief Happiness Executive“. Um auf sich aufmerksam zu machen, erstellt das Hotel für jede zu besetzende Position Werbevideos, in denen Hoteldirektor Zeèv Rosenberg selbst mitspielt. Mitarbeiter werden außerdem mit zusätzlichen Benefits gelockt wie kostenfreier Verpflegung, betrieblicher Altersvorsorge, Nahverkehrsticket, Sportstudiozugang und Gratis-Massagen.

Um den gesamten Bewerbungsprozess zu optimieren und die interne Bearbeitung zu beschleunigen, nutzt das i31 seit Ende 2017 ein cloudbasiertes Tool der Softgarden E-Recruiting GmbH. Damit lässt sich auch ohne Programmierkenntnisse ein Onlinebewerbungsformular erstellen, das in die Webseite des Hotels integriert werden kann. Das i31 fragt in seinem Formular Sprachkenntnisse, Gehaltsvorstellungen und Auslandserfahrungen ab, um danach um eine ungewöhnliche Auskunft zu bitten: „Wenn Sie ein Superheld sein könnten, welche Fähigkeit würden Sie wählen?“ Damit möchte die studierte Juristin das Gemüt der Bewerber ausloten: „Hier zählt nicht so sehr der Inhalt“, gibt sie zu, „aber wer witzig oder kreativ antwortet, passt vielleicht eher zu uns, als jemand, der das Feld leer lässt.“ Doch nicht das Erstellen von originellen Formularfeldern steht bei Softgarden im Vordergrund. Vor allem sammelt und strukturiert das Tool die digital eingehenden Bewerbungen. „Vorher kamen alle Bewerbungen per E-Mail, die dann per Excel und Outlook weiterbearbeitet wurden“, sagt Christin Neumann, „dabei bestand immer die Gefahr, dass eine Bewerbung übersehen wird.“ Softgarden hilft ihr, den Bearbeitungsfortschritt jeder Bewerbung im Blick zu halten. Die jeweils zuständigen Fachkollegen und Direktor Rosenberg haben via Smartphone-App Zugriff auf das Tool und können neu eingegangene Bewerbungen ansehen und eine Einschätzung mittels Icons abgeben. In der parallelen Zugriffsmöglichkeit und Bearbeitung durch alle Beteiligten, besteht der wesentliche Vorteil der Software. Statt Bewertungen per E-Mail hin und her zu schicken und wieder zusammen fassen zu müssen, kann die Führungskraft in der App „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ anklicken und mit einem Kommentar sein Urteil begründen.

Ein wichtiges Auswahlkriterium für Rezeptionisten ist beispielsweise ist die Beherrschung der deutschen Sprache. „Für uns ist wichtig, dass die Mitarbeiter am Empfang fließend Deutsch sprechen, egal ob A2 oder B1-Niveau, aber unsere Gäste erwarten hier in Berlin, der Bundeshauptstadt, einen deutschsprachigen Mitarbeiter“, sagt Neumann. Nach der Bewertung kann die Personalerin gezielt nachfragen, zum Vorgestellungsgespräch einladen oder Absagen verschicken. Jede Absage muss im Tool begründet werden, so das sich am Ende statistisch darstellen lässt, woran die Bewerbungen gescheitert sind. Im i31 ist es ein Mix aus fehlender Rückmeldung des Bewerbers und ungenügenden Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch. „Wenn jemand nur Englisch in der Schule gelernt hat, reicht das nicht aus“, sagt Neumann, „wir bevorzugen Mitarbeiter, die schon mal längere Zeit im englischsprachigen Ausland gelebt haben.“ Auch diese Kommunikation mit den Bewerbern findet über die App statt und wird darin für einen einstellbaren Zeitraum datenschutzkonform archiviert, danach gelöscht. Der gesamte Auswahlprozess hat sich dadurch von der Bewerbung bis zur Einladung auf zwei bis drei Tage verkürzt. In einem bewerberorientierten Markt wie der Hotellerie und Gastronomie ein großer Vorteil. Die Personalbuchhaltung erledigt das i31 mit PPE von JenATo. Die Daten können nicht automatisch von einem in das andere Programm überführt werden, die Mitarbeiter müssen neu anlegt werden. Das empfinde Neumann nicht als Problem, im Gegenteil: „Wenn es an einer Stelle einen Cut gibt – auch aus Gründen des Datenschutzes.“

Fazit: Die Softgarden ist zwar nicht speziell für die Hotellerie konzipiert, aber das Recruiting-Tool funktioniert, ist einfach zu bedienen und das Preisleistungs-Verhältnis stimmt. Das i31 arbeitet seit einem Jahr mit dem XS-Paket für bis zu 3 Stellenangebote für 59 Euro im Monat und ist nach wie vor zufrieden.